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Des workshops agiles pour replacer l’humain au cœur de l’entreprise

Par Jean-Michel Moutot, paru dans Avenir RH

Trop de réunions interminables pour trop peu de décisions prises, trop peu de responsabilisation réelle : les salariés sont aujourd’hui à peine 25% à être encore réellement engagés au sein de leur entreprise selon l’indice Gallup. Il est temps de réagir ! Depuis quelques années, les méthodes et outils participatifs fleurissent, afin de renforcer l’implication de tous. Bien menés, les workshops agiles sont une occasion unique de remotiver les collaborateurs.

Les manières de travailler traditionnelles sont de plus en plus challengées dans les entreprises ! Trop de réunions interminables pour trop peu de décisions prises, trop peu de responsabilisation réelle : les salariés sont aujourd’hui à peine 25% à être encore réellement engagés au sein de leur entreprise selon l’indice Gallup. Il est temps de réagir ! Depuis quelques années, les méthodes et outils participatifs fleurissent, afin de renforcer l’implication de tous. Bien menés, les workshops agiles sont une occasion unique de remotiver les collaborateurs.

Il est aujourd’hui possible de remettre au cœur de l’entreprise le projet collectif et tout simplement l’humain.… Encore faut-il le faire avec méthode et prendre le meilleur du participatif tout en respectant l’ADN de l’entreprise. Faute de réalisme et de pragmatisme, les praticiens de l’agilité peuvent vite passer pour des utopistes et, finalement, peu impacter la destinée de leur entreprise.Le participatif pour faire du participatif est dangereux car il peut faire naître des espoirs qui seront demain autant de frustrations. L’agilité ne signifie ni chaos ni désorganisation. Elle passe par une organisation du travail au sein de laquelle les responsabilités sont clairement identifiées.

Même les formats proches de l’autogestion (entreprise libérée notamment) ne fonctionnent durablement qu’en affectant des rôles aux membres du collectif, y compris des rôles d’animation et de coordination, apanage statutaire des managers traditionnels… Un bon workshop agile démarre donc en amont, en identifiant les marges de manœuvre réelles que l’on est prêt à donner aux participants.

À défaut de ce travail amont, le risque est de les faire travailler sur des productions qui seront ensuite potentiellement invalidées ou arbitrées, générant frustration et désengagement.

Définir une séquence agile adaptée

Une fois ces marges de manœuvre validées, il est temps de travailler l’ingénierie agile en identifiant d’abord les objectifs. S’agit-il de renforcer le lien entre participants, d’analyser une problématique, de construire un plan d’action ou simplement de « relâcher » ?

Autant d’objectifs qui induiront un déroulement et un choix de techniques différents. Prenons un exemple simple d’une équipe dont son management souhaite voir sa performance s’améliorer. Une réaction classique consisterait à chercher une personne externe pour analyser le fonctionnement et émettre une recommandation. Le mode workshop agile consiste plutôt à mettre en responsabilité l’équipe pour l’amener elle-même à trouver les leviers de sa propre performance.

Pour cela, il est cependant nécessaire de l’accompagner dans l’animation pour l’aider à sortir du quotidien et prendre du recul sur sa propre expérience. En particulier, travailler sur sa propre performance peut s’accompagner de constats difficiles à faire en terme d’ego, à même de générer des tensions au sein de l’équipe. Une première étape de purge collective est souvent nécessaire au groupe. Vient ensuite le moment d’analyser les causes de dysfonctionnements. Pour cela, il est certainement nécessaire de démarrer par une forme de brainstorming afin de libérer la parole et d’élargir ainsi le champ du possible.

Puis il faudra évaluer et sélectionner les meilleures idées afin de poursuivre le travail sur les pistes à plus fort potentiel. Fort de cette analyse, il est alors temps de traiter les causes de dysfonctionnement. Un enchaînement brainstorming/sélection est la meilleure des séquences garantissant des solutions à la fois créatives et réalistes. Pour terminer un workshop agile, il faut aider les participants à se projeter sur « l’après workshop ». Le risque est ici que les actions définies ne soient jamais mises en œuvre une fois les participants retournés à leur quotidien. Traiter de la suite du workshop est donc nécessaire : on y définira classiquement le « qui fait quoi » en n’oubliant pas de définir les dates clefs.

Choisir les bons ateliers

L’atelier d’agilité répond potentiellement à divers enjeux : surprendre, analyser, projeter, socialiser, … et le temps ou chaque atelier consistait à poser des post-it sur un mur est révolu ! Place à la créativité ! Améliorer la performance d’une équipe peut passer par un exercice consistant à se passer des balles de tennis le plus vite possible ou encore construire la tour en papier la plus haute : cela permettra tout autant sinon plus d’observer la cohésion et la dynamique de l’équipe. Autre exemple, représenter une situation sous forme de dessin plutôt qu’avec des mots oblige à se concentrer sur le sens profond que l’on donne, ce qui est parfois plus rapide et efficace qu’un classique tour de table. Un workshop agile doit idéalement alterner les ateliers créatifs et les ateliers de « recentrage ». Les meilleures idées viennent ainsi d’une alternance entre fonctionnement du cerveau droit (créatif, intuitif, émotions) et du cerveau gauche (rationnel, analytique, pragmatique).

Jean-Michel Moutot est professeur de management à Audencia Business School. Ancien dirigeant de cabinets de conseil, il accompagne depuis 25 ans des groupes français et internationaux dans leurs transformations stratégiques. Il est également co-auteur de deux ouvrages Passez en mode workshop agile ! – 50 nouveaux ateliers pour améliorer l’agilité de votre équipe (Pearson, 2018), la suite du best-seller Passez en mode workshop ! (Pearson, 2016) traduit en anglais, coréen et allemand.